ASESORAMIENTO
Confección de la Candidatura, con la búsqueda de destinos y sedes que mejor se ajusten a las necesidades del Congreso. Estudio de viabilidad de cada congreso comparándolo con las ediciones anteriores. Cálculo de cuotas de inscripción en función de los ingresos y gastos del Congreso. Plan de marketing y comunicación para incrementar el número de asistentes, expositores y patrocinadores.
SECRETARÍA CIENTÍFICA
Nos ponemos a su disposición para gestionar la Secretaría Científica del Congreso ofreciéndole: Confección y actualización constante del Programa Científico. / Gestión directa del material necesario. / Diseño y creación del formulario online de abstracts. / Procesamiento de los abstracts recibidos, envío a evaluadores y posterior confirmación de Aceptación/Rechazo. / Elaboración, impresión y entrega de Certificados, Diplomas y Premios Científicos. / Acreditación del Congreso o Reunión a través de ACSA. / Asistencia a moderadores, ponentes y Comité Científico. / Creación, planificación y coordinación de las sesiones orales y pósters. / Creación y Coordinación del Diseño. / Maquetación y Publicación del: Avance del Programa, Programa Preliminar, Programa del Congreso. / Libro de Abstracts y Ponencias. / etcs.
SECRETARÍA TÉCNICA
Diseño y creación de la Imagen. Documentos corporativos del Congreso así como de todo el material gráfico necesario y su distribución. Promoción y divulgación del Congreso. Construcción, mantenimiento y actualización de la Web del Congreso. Gestión y cobro de Inscripciones. Gestión y control de pagos. Atención in situ a todos los congresistas. Montaje y entrega de documentación. Elaboración Memoria del Congreso. Gestión Integral de Servicios Administrativos. Secretaría en Sede.
LOGÍSTICA
Gestión y relación directa la empresa gestora de la Sede del Congreso. Rotulación, señalización y decoración. Asesoramiento y contratación de Espectáculos para Actos Sociales. Contratación y coordinación de todo el personal. Gestión de los Servicios Audiovisuales e Informáticos. Posibilidad de traducción simultánea, videoconferencias, transmisión por streaming. Coordinación y seguimiento de todos los servicios de catering contratados. Elaboración de un Video del Congreso. Gabinete de Prensa.
EXPOSICIÓN Y PATROCINIO
Creación de una base de datos de patrocinadores/ expositores. Búsqueda de patrocinadores. Elaboración y distribución del Dossier de Exposición Comercial. Gestión integral de la Exposición Comercial, abarcando todos los aspectos relacionados de la misma. Coordinación y supervisión del montaje on site.
PRENSA Y COMUNICACIÓN
Relaciones con los medios de comunicación. Redacción y distribución de la información. Entrevistas y reportajes. Notas de prensa. Elaboración de Dossier de prensa y Video del evento.
DISEÑO PRODUCCIÓN
Creatividad, diseño, planificación y producción de la marca desde el ‘naming’ hasta la identidad corporativa, pasando por las aplicaciones y modelos a surtir, así como la producción integral física y digital de cualquier concepto gráfico y de identidad.
MULTIMEDIA Y SOCIALMEDIA
Elaboración de sitios y entidades webs, plataformas de e-learnig, App’s para móviles y entornos físicos. Creación de perfiles y management de la social media, reputación online y posicionamientos dinámicos y campañas de eventos o institucionales.
AGENCIA DE VIAJES
Negociación y gestión del alojamiento con condiciones especiales y ventajosas. Coordinación de desplazamiento y viajes (AVE, Avión….). Comunicación y gestión de alojamiento y transporte de ponentes. Traslados en Autocares y Vehículos con chófer. Organización del Programa Social y de acompañantes. Información turística en la propia sede.